مدیریت رستوران: درک اصول حرفه ای حسابداری

گرچه ممکن است راه اندازی یک رستوران با ارائه بهترین سرویسها و کیفیت غذا همراه باشد، اما تنها از طریق حسابداری درست می توان به سود مورد نظر رسید. با داشتن یک حسابدار مناسب موفقیت را از ان خود کنید. اما ممکن است سوال ابتدایی این باشد که، یک حسابدار چه وظائفی دارد؟ یک حسابدار رستوران بر امور مالی و بودجه رستوران نظارت می کند.

آیا باید یک حسابدار استخدام کرد؟

حسابداران اغلب می توانند در مورد کاهش هزینه های کل و کاهش هزینه های غذا مشاوره دهند.:

• پیگیری هزینه ها و سپرده ها
• ارائه سود و زیان
• نگهداری سوابق مربوط به تعهدات مالیاتی
• نظارت بر فاکتور حقوق و دستمزد فروشندگان

در نهایت  در پاسخ می توان گفت که انجام حساب و کتاب برای رستورانداران به سرعت پیچیده می شود. اگر توانایی و زمان انجام این کار را ندارید، حتما یک حسابدار استخدام کنید.دفاتر حسابداریهای مستقلی هستند که خدمات ویژه ای برای رستورانها ارائه می دهند مانند حسابداری، مشاوران مالی، پروژه های کسب و کار، مدیریت دستمزد و حقوق.

ترفندهای حسابداری برای مدیریت رستوران

اول از همه مدیریت رستوران باید با تعیین یک استراتژی برای کسب و کار یا سازمان و ثبت موارد حسابداری عوامل مهمی در تعیین آینده یک رستوران همیشه فعال باشد. حسابداری یکی از مهمترین بخشهای اداره یک رستوران است و اگر از همان ابتدا با حساب و کتاب درست پیش بروید می توانید بر سختی کار غلبه کنید.

به چند دلیل باید مراقب حساب و کتاب رستوران خود باشید

• بدانید که پول را کجا خرج می کنید
• میزان هزینه های خود را پیگیری کنید
• درآمد شما به چه صورت است
• چقدر هزینه برای کسب سود نیاز دارید

در ادامه برخی از نکات حسابداری و توصیه های اصلی ارائه می شود.

1- از همکاران دیگرتان بپرسید

اولین بخشی که برای مدیریت حسابداری رستوران به سراغش می روید آشپزها هستند. از آشپزها بپرسید که حساب و کتابهایشان به چه صورت است. راهنمایی گرفتن از یک آشپز و یا کسی که در این حرفه آشنایی دارد الهام بخش در امور کارهایتان خواهد بود. با توصیه همکارانتان پی خواهید برد که آیا به تنهایی از عهده رسیدگی به مسائل مالی بر می آیید یا اینکه باید به یک شرکت مالی مراجعه کنید.

2- دقیق حساب کنید

 تنها راه برای اینکه بدانید بدهکار هستید یا نه، یک حساب دقیق از تمام پولهایی که از رستوران دریافت و هزینه شد انجام دهید. باید مقادیر دقیق هزینه و درآمد را ثبت کنید. کم و زیاد شدن ناچیز در مدت زمان هفتگی یا ماهیانه تاثیر زیادی بر محاسبه پایانی دارد.

3-پیگیر هزینه ها باشید

به دو روش می توانید هزینه ها را تقسیم کنید:هزینه اولیه به بیشتر هزینه های رستوران شامل مواد غذایی، نوشیدنی، پرسنل، مالیات و مزایا مربوط می شود. مسائل مالی و روزانه حسابداری را پیگیری کنید و همچنین راه حل کاهش هزینه ها و افزایش سود را کاملاً تحت نظر داشته باشید.

هزینه های ثابت هزینه هایی است که یا تغییر نمی کند یا شما کنترلی بر تغییر آن ندارید مانند اجاره یا رهن، هزینه تجهیزات، بیمه، مجوز و سایر هزینه های اجرایی می باشد. این هزینه های ثابت معمولاً کمترین هزینه های رستوران را شامل می شود.مبالغی که به عنوان هزینه اولیه و هزینه ثابت خرج می کنید مرحله ضروری در تعیین مبلغ پول مورد نیاز که هر هفته خرج یا بدست می آورید، است.

4- مدیریت رستوران به شیوه موثر: پیگیری درآمد

پیگیری درآمد به اندازه پیگیری هزینه اهمیت دارد. سوابق حسابداری را چک کنید تا از مقدار فروش مواد غذایی، فروش کالا یا ارائه سرویس مطلع باشید.

به نظر می رسد دانستن درآمد هفتگی باعث ضرر در کسب و کار می شود در حالی که اینگونه نیست وقتی بیش از حد درآمد را حساب و کتاب کنید ممکن است باعث خرج زیاد شود زیرا با بودجه دقیق کار نمی کنید. بهترین راه برای جلوگیری از مشکلات بالا، ثبت منظم مبالغ دقیق درآمد است.

5-اعلام سود و ضرر

اطلاعات سود و زیان را به صورت مختصر و با مدرک بنویسید. ممکن است بخواهید سود و زیان را شخصی کنید. اعلام سود و ضرر روش موثری برای پیگیری درآمد، هزینه غذا، کار و هزینه های اجرایی است. اگر این روش را برای سازماندهی حسابداری انتخاب می کنید، توصیه می شود برای درک بهتر، مبلغ دقیق تمام هزینه ها و درآمد را ارائه دهید.

اگرچه بهتر است جزئیات و استفاده به صورت هفتگی انجام شود، اما می توانید محاسبه سود و ضرر را به صورت ماهانه یا سالانه انجام دهید.

6-از نرم افزار حسابداری رستوران استفاده کنید

نرم افزار حسابداری رستوران شامل نرم افزارهای مالی و سیستم های POS است. این برنامه ها برای  سرعت و دقت در موجودی و معاملات طراحی شده اند. قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری تحقیق کنید. بسته به نرم افزار، می توانید کارهای دیگری مانند مدیریت حقوق و دستمزد، گزارش های فروش و روش های پرداخت را انجام دهید.

7- حقوق و دستمزد افراد بیرون از مجموعه را در نظر بگیرید

اگر تصمیم دارید مدیریت امور مالی رستوران را خودتان به عهده بگیرید، باید لیست حقوق و دستمزد کارکنان خارج از مجموعه را نیز در نظر بگیرید. به خاطر اینکه مشکلات و مسئولیتهای بالایی به دنبال دارد. یک فرد یا یک شرکت باتجربه برای اجرای قوانین محلی، ایالتی و قوانین در حال تغییر در مورد الزامات نیروی کار استخدام کنید. به عنوان صاحب مشاغل وقت برای کنترل این تغییرات قوانین را ندارید.

نرم افزارهای حسابداری رستوران

این نرم افزارهای طراحی شده کار حسابداری رستورانها را ساده تر کرده است. موارد زیر را برای انتخاب یک نرم افزار خوب در نظر بگیرید.

• استفاده از اینترنت کامپیوتر یا تلفن هوشمند
• قابل استفاده برای کاربران کم تجربه
• با توجه به گردش بالای مالی، حذف و یا اضافه کردن لیست حقوق کارکنان باید کار آسانی باشد.
• به سیستم POS متصل شوید.

برخی از نرم افزارهای پرطرفدار را معرفی می کنیم:

• Microsoft Dynamics GP: به شما امکان کنترل دارایی، موجودی و اطلاعات کسب و کار به صورت ابزار که با اطلاعات ایمیلی و تقویمی همکاری می کند می دهد.
• Quickbooks : یک ابزار برنامه ریزی برای استارت اپ که سود مد نظر و هزینه های استارت آپ را پیش بینی می کند. می توانید با استفاده از این اپ گزارش کاملی از هزینه ها دانلود کنید.
• Wagepoint : این برنامه به صورت اتوماتیک در مرحله صدور چک طبق مبلغ مورد نیاز برای بازپرداخت و مالیات کارفرما به شما کمک می کند.
• Sage 50: به شما در مدیریت محاسبه، لیست اموال، امور بانکی، پرداخت دستمزد و مالیات و روند پرداخت کارت اعتباری کمک می کند.

مدیریت رستوران: یک دستگاه POS انتخاب کنید

سیستم های POS سیستم های رایانه ای هستند که برای ثبت سفارش و پرداخت از آن استفاده می شود. با استفاده از این دستگاه می توانید به سوابق پرداخت و گزارشهای فروش، موجودی کالا، هزینه های کار دسترسی و آنها را پیگیری کنید. سیستم های POS  پرطرفدار شاملQuickbooks ،Toast ، ShopKeep و Square میاشند. با توجه به نیازتان نرم افزار مورد نظر را انتخاب کنید. برای پیشرفت یک رستوران علاوه بر یک آشپز با استعداد، نظم و سازماندهی و محاسبه سود و زیان در طول دوره و استفاده از تکنولوژی روز موثر است.

مترجم: مریم قنبری

بیشتر مطالعه کنید: مدیریت هزینه‌های رستوران