نگاهی به پشت صحنه از دید یک ممیز ایمنی مواد غذایی

TraceGains با افتخار به مدت بیش از پنج سال با Nancy Scharlach رییس و مدیر ارشد فنی موسسه بین المللی قانون نوسازی ایمنی مواد غذایی (FSMA) همکاری داشته است. نانسی مربی اصلی اداره برنامه های تأیید تأمین کننده خارجی (FSVP) موسسه FSMA و اتحادیه کنترل های پیشگیرانه ایمنی مواد غذایی (FSPCA) و اتحادیه بین المللی تجزیه و تحلیل خطر و نقاط کنترل بحرانی (HACCP) میباشد. او به عنوان یک مشاور ثبت شده در موسسه غذای ایمن با کیفیت (SQF) در زمینه پردازش پر ریسک و مربی اتحادیه HACCP، همه چیز را دیده است. در زیر، نانسی تخصص خود را به اشتراک می‌گذارد و اشاره می‌کند که حسابرسان و ممیز ها به دنبال چه چیزی خواهند بود و چه چیزی می‌پرسند. پشت صحنه از دید یک ممیز ایمنی مواد غذایی را در ادامه مطلب می خوانید.

در ابتدا

قبل از هر ممیزی ایمنی مواد غذایی، لازم است که انتظارات صحیح و مناسب را در مرکز خود تنظیم کنید تا مطمئن شوید که همه افراد درگیر در فرآیند ممیزی متوجه می شوند که حسابرسان چه چیزی را می توانند بررسی کنند.

۱. انتظارات باید شامل موارد زیر باشد:

1. استفاده از سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی (FSMS)
2. حفظ یک برنامه تجزیه و تحلیل خطر و نقاط کنترل بحرانی (HACCP) و/یا تجزیه و تحلیل خطر و کنترل های پیشگیرانه مبتنی بر ریسک (HARPC)
3. نگهداری سوابق دقیق و ثبت سوابق قوی
4. کارمندان خود را برای تعاملات با حسابرس آماده کنید
5. داشتن امکانات، تجهیزات و انطباق فرهنگی در رابطه با ایمنی مواد غذایی
6. استفاده از سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی (FSMS)

استفاده از یک FSMS جامع برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی است. بهترین سیستم ها فراتر از اصول اولیه تنظیم مواد غذایی و عملکرد قابل قبول در محل کار هستند. نانسی به عنوان ممیز ایمنی مواد غذایی بیان می کند که یک FSMS برای عبور از ممیزی باید شامل موارد زیر باشد:

• دفترچه راهنمای کیفیت و ایمنی مواد غذایی
• تعهد مدیریت و خط مشی های شرکت
• رویه های عملیاتی استاندارد (SOP) و برنامه های پیش نیاز (PRP)
• دستورالعمل کار
• نمودارهای سازمانی، شرح وظایف، تیم های بحران و غیره
• کنترل های پیشگیرانه ایمنی مواد غذایی (HACCP/HARPC)

۲. HACCP و HARPC

اکثر افراد در صنعت با HACCP آشنا هستند، اما افراد کمی در زمینه ایمنی مواد غذایی وجود دارند که ممکن است HARPC و تفاوت های بین آنها را به طور کامل درک نکنند. چند سوال متداول که نانسی می شنود عبارتند از:

• HARPC چیست؟
• آیا به HARPC نیاز دارم؟
• این چگونه برای من صدق می کند؟
• اگر HACCP داشته باشم، آیا با HARPC مطابقت دارم؟

در حالی که سازمان غذا و دارو (FDA)، HACCP را الزامی می کند، کاربرد اجباری آن محدود به آبمیوه، غذاهای دریایی، خرده فروشی و خدمات غذایی است. با این گفته، اصول HACCP در تمام بخش‌های تولید مواد غذایی گسترده شده و در تمام الزامات GFSI (سازمان جهانی ابتکار ایمنی مواد غذایی) و طرح ممیزی ادغام می‌شود. این اصول در درجه اول به مواد خام، محصولات و فرآیندها مربوط می شود و برندهای بزرگ اغلب آنها را برای تامین کنندگان الزامی می کنند.

متعاقبا، HARPC تقریبا برای تمام تأسیسات پردازش مواد غذایی اعمال می شود. HARPC مستلزم آن است که شرکت ها برنامه های مکتوبی داشته باشند که خطرات را شناسایی کند، مراحل لازم برای به حداقل رساندن یا جلوگیری از آن خطرات را فهرست کند، روش های نظارتی را شناسایی کند، نتایج را ثبت کند، و مشخص کند که چه اقداماتی باید انجام شود. FDA این برنامه ها را ارزیابی می کند و اجرای صحیح و رعایت آنها را در طول ممیزی بررسی می کند. علاوه بر این، HARPC نیاز به برنامه ریزی برای اقدامات تروریستی احتمالی، جعل عمدی، و تقلب در مواد غذایی دارد.

۳. ثبت و نگهداری سوابق

ثبت سوابق دقیق و نگهداری سوابق کافی برای گذراندن ممیزی ها و مطابقت با الزامات نظارتی ضروری است – که بسیار واضح است. نانسی به شرکت‌ها پیشنهاد می‌کند که بازبینی‌های داخلی را انجام دهند و اطمینان حاصل کنند که اسناد منسجم برای همه بخش‌ها در نظر گرفته می‌شود.

به گفته نانسی، SOP ها (رویه های عملیاتی استاندارد)، دفترچه های راهنما و سوابق، CCP ها (نقطه کنترل بحرانی)، مدیریت/عملکرد تامین‌کننده، آموزش، CAPA (اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه)، جلسات تیم، ممیزی داخلی و غیره 60 درصد از هر حسابرسی را تشکیل می‌دهند.

علاوه بر این، اگر حسابرس با عدم انطباق در سوابق یا سوابق اقدامات اصلاحی ناقص مواجه شود، شروع به جستجوی روندها می کند که می تواند منجر به شکست سیستماتیک و به طور کلی حسابرسی دشوارتر شود.

چند نقطه ضعف کلیدی که با ثبت سوابق پدیدار می شوند عبارتند از:

• عدم آموزش مداوم کارکنان: داشتن کارگران موقت یا نرخ جابجایی بالا چالش هایی را ایجاد می کند و به آموزش مداوم بیشتری نیاز دارد.
• فقدان ابزار کافی: شرکت ها همیشه ابزار مناسبی برای جمع آوری و اقدام بر روی اطلاعات مهم ندارند.
• اطلاعات نادرست: به عنوان مثال، ثبت اشتباه نقاط کنترل بحرانی.
• عدم وجود پروتکل های تایید: عدم تأیید یک خطای رایج است و یک ضعف پر تکرار است که در ممیزی ها مشاهده می شود.

۴. آماده سازی کارکنان

حسابرسی می تواند برای کارکنان ترسناک و استرس زا باشد. آماده سازی کافی کارکنان برای ممیزی، باعث راحتی بیشتر آنها شده و به حسابرس کمک می کند. به تیم در مورد سؤالات رایجی که ممکن است از آنها پرسیده شود و اینکه منتظر چه چیزی باشند، آموزش دهید:

حسابرسان با چه کسی مصاحبه خواهند کرد؟ هرکسی و حتی همه امکان دارد که مصاحبه شوند. حسابرسان انتظار دارند که همه کارکنان، از جزئیات مهم ایمنی مواد غذایی و کد حسابرسی مطلع باشند. هیچ کس از این مصاحبه ها مستثنی نیست و این به صلاحدید حسابرس (و گاهی اوقات خلق و خوی او) بستگی دارد. همه را آماده کنید.

از مصاحبه حسابرس چه انتظاری باید داشت: حسابرسان طوری آموزش می بینند که در هنگام انجام حسابرسی و مصاحبه، حرفه ای، با اخلاق و خوش رفتار باشند. مصاحبه ها برای اطمینان از موارد زیر متمرکز است:

• کارکنان به طور منظم آموزش می بینند.
• مدیریت به ایمنی مواد غذایی متعهد است و منابع مناسبی را جهت ایمنی و تضمین کیفیت غذا اختصاص می دهد.
• پوزیشن های کلیدی، دوره های آموزشی اضافی مرتبط با مهارت شغلی یا نیاز های شغلی خود را کامل گذرانده اند.

سوالات رایج مصاحبه:

• کتابچه راهنمای ایمنی مواد غذایی در کجا نگهداری می شود؟
• اگر موشی ببینید چه می کنید؟
• چه مواد حساسیت زایی در مرکز شما وجود دارد؟
• سه نمونه از بهداشت فردی چیست؟
• چه زمانی دستان خود را می شویید؟
• برای چه مدت دستان خود را می شویید؟
• چند وقت یکبار باید پیراهن یا روپوش شرکت خود را عوض کنید؟
• چرا لاک زدن مجاز نیست؟
• چرا نباید از عطر یا ادکلن استفاده کرد؟
• نقاط ایمنی بحرانی شرکت شما چیست؟
• SQF مخفف چیست؟

تنها راه برای آماده سازی کارکنان، آموزش آنهاست، که شامل داستان ها و تجربیات زندگی واقعی باشد. آموزش باید مداوم، مستند و به روز باشد. کارکنان شما بزرگترین دارایی شما هستند. آموزش مداوم، ابزارهای موفقیت را در اختیار آنها قرار می دهد.

۵. تسهیلات، تجهیزات و انطباق فرهنگی

وقتی صحبت از ایمنی مواد غذایی می شود، مهمترین عامل، محیط فرآیند و پردازش شماست. محیطی که در آنجا آلودگی و خطر شایع تر است.

تسهیلات، تجهیزات و فرهنگ شرکت، شواهد قابل مشاهده ای است  که نشان می دهد چگونه حسابرس تخصص و تعهد به ایمنی مواد غذایی را ارزیابی می کند (اگر حسابرس هرج و مرج ببیند، می تواند هرج و مرج را در کل مجموعه فرض کند).

حسابرسان عموماً سعی می‌کنند در ۹۰ دقیقه اول ورود به مرکز، بررسی وضعیت تسهیلات و اقدامات بهداشتی را انجام دهند (یک پنجره ۶۰ دقیقه‌ای اعلام نشده است).

این ضرب المثل درست است – اولین مواجهه و احساس، تاثیری ماندگار دارد.

نمونه هایی از “خوب“

امکانات عالی با استانداردهای بالا کار می‌کنند، به بهترین شیوه‌ها و GMP (عملکرد خوب تولید) پایبند هستند و فرهنگ «روش‌های ایمنی غذایی در کلاس جهانی» را جاری می‌کنند.

نمونه هایی از “بد“

آموزش مداوم و نگهداری کامل و دقیق میتواند از عدم انطباق های جزئی متداول جلوگیری کند. مدیر ارشد باید الگو باشد و فرهنگ شرکت را که به ایمنی و کیفیت اختصاص دارد ایجاد کند.

نمونه هایی از “زشت“

تأسیساتی که دارای عدم انطباق های بحرانی بوده و منجر به خرابی خودکار می شود، اغلب الزام واقعی به ایمنی مواد غذایی ندارند و تقلب مستقیم محصول مشهود میباشد.

منبع: https://www.tracegains.com/blog/good-bad-ugly-audits

نوید سلامی اسکویی